Polityka prywatności

Quentiscrest (dalej „ja”) przywiązuję dużą wagę do ochrony danych osobowych oraz przejrzystego informowania o zasadach ich przetwarzania. Niniejsza Polityka prywatności opisuje, jakie dane osobowe mogą być przetwarzane podczas korzystania ze sklepu internetowego, w jakich celach są wykorzystywane, komu mogą być przekazywane, jak długo mogą być przechowywane oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Polityka uwzględnia zasady wynikające z RODO, czyli Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.

1. Zakres stosowania

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do danych przetwarzanych podczas odwiedzania strony internetowej, przeglądania oferty, składania i realizacji zamówień, dokonywania płatności, kontaktowania się ze mną, korzystania z obsługi posprzedażowej oraz korzystania z innych funkcji dostępnych w sklepie.

Zakres przetwarzanych danych zależy od sposobu korzystania ze sklepu. Nie wszystkie dane są wymagane w każdej sytuacji.

2. Jakie dane osobowe mogą być przetwarzane

W zależności od konkretnej sytuacji mogę przetwarzać w szczególności:

imię i nazwisko;

adres dostawy oraz inne dane potrzebne do doręczenia zamówienia;

adres e-mail i numer telefonu;

informacje dotyczące zamówienia, w tym numer zamówienia, wybrane produkty, wartość zamówienia oraz informacje dotyczące dostawy, zwrotu, wymiany lub anulowania;

informacje niezbędne do obsługi płatności i rozliczenia transakcji;

treść wiadomości, zapytań, reklamacji i innych kontaktów kierowanych do mnie;

informacje dotyczące korzystania ze strony internetowej, w tym dane techniczne urządzenia, informacje o przeglądarce, podstawowe dane dotyczące aktywności na stronie oraz informacje zapisane za pomocą cookies, zależnie od udzielonych zgód i ustawień użytkownika.

Nie proszę o przekazywanie danych, które nie są potrzebne do realizacji konkretnego celu. Jeżeli podanie określonych danych jest niezbędne do zawarcia lub wykonania umowy, brak tych danych może uniemożliwić przyjęcie lub prawidłową realizację zamówienia.

3. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

przyjmowania, potwierdzania i realizowania zamówień;

przygotowania oraz dostarczania zakupionych produktów;

obsługi płatności, zwrotów i rozliczeń;

obsługi anulowania zamówień, zwrotów i wymian;

rozpatrywania reklamacji oraz spraw związanych z brakiem zgodności towaru z umową;

udzielania odpowiedzi na pytania i prowadzenia korespondencji;

zapewnienia prawidłowego działania sklepu internetowego;

zapewnienia bezpieczeństwa strony, zamówień i procesu płatności;

wykrywania nadużyć, prób oszustwa oraz innych nieprawidłowości;

prowadzenia dokumentacji wymaganej dla celów podatkowych, księgowych i związanych z obsługą zamówień;

ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;

prowadzenia marketingu bezpośredniego, jeżeli jest to dopuszczalne na podstawie właściwej podstawy prawnej;

wysyłania newslettera lub innych informacji marketingowych, jeżeli użytkownik wyraził wymaganą zgodę.

Dane są wykorzystywane w zakresie odpowiednim do konkretnego celu i nie są przetwarzane w sposób niezgodny z tym celem.

4. Podstawy prawne przetwarzania danych

W zależności od celu przetwarzanie danych może odbywać się na następujących podstawach:

wykonanie umowy lub podjęcie działań na żądanie użytkownika przed jej zawarciem, w szczególności w związku z przyjęciem i realizacją zamówienia, dostawą, płatnością oraz obsługą spraw dotyczących zakupu;

wypełnienie obowiązku prawnego, w szczególności w zakresie dokumentacji podatkowej, księgowej i innych obowiązków związanych z prowadzeniem dokumentacji;

prawnie uzasadniony interes, w szczególności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa sklepu, zapobiegania nadużyciom, obsługi korespondencji, dochodzenia lub obrony roszczeń oraz, w odpowiednim zakresie, prowadzenia marketingu bezpośredniego;

zgoda użytkownika, jeżeli jest wymagana dla określonego sposobu przetwarzania, w szczególności dla wybranych form komunikacji marketingowej lub stosowania niektórych cookies i podobnych technologii.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji określonego celu. Odbiorcami mogą być zarówno podmioty przetwarzające dane na moje polecenie, jak i inne podmioty, które otrzymują dane, gdy jest to potrzebne do realizacji zamówienia, wykonania obowiązku lub ochrony praw.

W zależności od konkretnego przypadku odbiorcami danych mogą być:

operatorzy płatności i podmioty obsługujące transakcje płatnicze – w zakresie danych potrzebnych do autoryzacji, przetworzenia, rozliczenia lub zwrotu płatności;

banki i dostawcy usług płatniczych – jeżeli jest to konieczne do realizacji wybranej metody płatności lub rozliczenia transakcji;

przewoźnicy, firmy kurierskie i operatorzy logistyczni – w zakresie danych potrzebnych do przygotowania, nadania, śledzenia i doręczenia przesyłki oraz obsługi jej zwrotu;

podmioty obsługujące zwroty i odbiór przesyłek – jeżeli są zaangażowane w realizację zwrotu produktu lub odbiór większego albo niestandardowego produktu;

dostawcy usług poczty elektronicznej i narzędzi komunikacyjnych – w zakresie potrzebnym do wysyłania i odbierania wiadomości dotyczących zamówień, reklamacji, pytań i obsługi klienta;

dostawcy hostingu, infrastruktury IT, oprogramowania sklepu internetowego i usług technicznych – w zakresie niezbędnym do utrzymania, zabezpieczenia i prawidłowego działania sklepu;

dostawcy usług związanych z bezpieczeństwem, ochroną przed nadużyciami i monitorowaniem technicznym – w zakresie potrzebnym do zabezpieczenia sklepu, kont, zamówień i infrastruktury;

podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe lub administracyjne – w zakresie niezbędnym do prowadzenia rozliczeń i wymaganej dokumentacji;

doradcy, pełnomocnicy i profesjonalni usługodawcy, w tym podmioty świadczące usługi prawne lub windykacyjne – wyłącznie w zakresie potrzebnym do obsługi określonej sprawy, roszczenia lub obowiązku;

organy publiczne, sądy, organy ścigania i inne uprawnione podmioty – jeżeli przekazanie danych jest wymagane lub dozwolone na podstawie właściwych przepisów;

dostawcy narzędzi marketingowych i komunikacyjnych – wyłącznie w zakresie odpowiednim do prowadzenia dozwolonej komunikacji marketingowej oraz zgodnie z wymaganymi zasadami zgody, jeżeli jest ona potrzebna.

6. Dane przekazywane przewoźnikom i dostawcom usług płatniczych

W celu realizacji zamówienia mogę przekazać przewoźnikowi dane niezbędne do dostarczenia przesyłki, w szczególności imię i nazwisko, adres dostawy, numer telefonu oraz adres e-mail, jeżeli jest on potrzebny do obsługi doręczenia lub przekazania informacji o przesyłce.

W przypadku płatności elektronicznych zakres danych przekazywanych operatorowi płatności zależy od wybranej metody płatności. Dane potrzebne do wykonania transakcji mogą być przetwarzane bezpośrednio przez właściwego dostawcę płatności zgodnie z jego własnymi zasadami ochrony danych.

Nie otrzymuję ani nie przechowuję pełnych danych instrumentu płatniczego, jeżeli obsługa danej płatności odbywa się bezpośrednio przez zewnętrznego operatora płatności.

7. Podmioty przetwarzające dane na moje polecenie

W przypadku korzystania z usług zewnętrznych dostawców, którzy przetwarzają dane w moim imieniu, dane mogą być powierzane takim podmiotom na podstawie odpowiednich ustaleń dotyczących przetwarzania danych.

Do takich kategorii podmiotów mogą należeć w szczególności dostawcy hostingu i infrastruktury technicznej, dostawcy oprogramowania sklepu, dostawcy poczty elektronicznej, dostawcy usług IT, podmioty obsługujące płatności, dostawcy usług logistycznych, dostawcy zabezpieczeń oraz dostawcy narzędzi do obsługi klienta.

Każdy taki podmiot powinien otrzymywać wyłącznie zakres danych potrzebny do wykonania powierzonego zadania.

8. Cookies i podobne technologie

Sklep może korzystać z cookies oraz podobnych technologii zapisywania lub odczytywania informacji na urządzeniu użytkownika.

Technologie te mogą służyć między innymi do zapewnienia podstawowego działania strony, utrzymania sesji zakupowej, zapamiętywania ustawień, poprawy funkcjonalności, zabezpieczenia strony oraz analizowania korzystania z jej funkcji.

Cookies niezbędne do prawidłowego działania strony mogą być stosowane w zakresie dopuszczalnym bez odrębnej zgody. Cookies i podobne technologie, które wymagają zgody, są uruchamiane po uzyskaniu odpowiedniego wyboru użytkownika.

Użytkownik może również zarządzać cookies za pomocą ustawień przeglądarki lub dostępnych narzędzi zarządzania zgodami. Ograniczenie niektórych cookies może spowodować, że wybrane funkcje sklepu nie będą działać w pełnym zakresie.

9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Dane związane z zamówieniem mogą być przechowywane przez okres potrzebny do wykonania umowy, obsługi zwrotów, reklamacji i innych spraw związanych z zakupem, a następnie przez okres wynikający z obowiązków podatkowych, księgowych lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa prawna uzasadniająca dalsze przetwarzanie.

Dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego są przechowywane przez okres prowadzenia takiego działania lub do skutecznego wniesienia sprzeciwu, z uwzględnieniem innych podstaw pozwalających na dalsze przechowywanie określonych informacji.

Okres przechowywania cookies zależy od rodzaju konkretnego pliku oraz ustawień urządzenia i przeglądarki.

10. Przetwarzanie danych dotyczących płatności

Podczas dokonywania płatności przetwarzane są dane potrzebne do potwierdzenia i rozliczenia transakcji.

Jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora, dane płatnicze mogą być przekazywane bezpośrednio do tego operatora. Szczegółowe zasady przetwarzania danych przez operatora mogą być określone w jego własnej polityce prywatności.

Informacje dotyczące płatności i rozliczeń mogą być przechowywane w zakresie niezbędnym do wykonania umowy, rozliczeń, obowiązków dokumentacyjnych oraz ochrony przed nieuprawnionymi transakcjami.

11. Prawa osoby, której dane dotyczą

W zakresie przewidzianym przez RODO użytkownik może korzystać z następujących praw:

prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz uzyskania informacji o ich przetwarzaniu;

prawo do sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych;

prawo do usunięcia danych, jeżeli zachodzą przesłanki określone w RODO;

prawo do ograniczenia przetwarzania danych w przypadkach określonych w RODO;

prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki przewidziane w RODO;

prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;

prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego;

prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody;

prawo do złożenia skargi do właściwego organu nadzorczego.

Korzystanie z praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO, dlatego zakres danego prawa należy oceniać w odniesieniu do konkretnego celu i podstawy przetwarzania.

12. Prawo do przenoszenia danych

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody albo jest niezbędne do wykonania umowy oraz odbywa się w sposób zautomatyzowany, użytkownik może, w zakresie określonym w RODO, otrzymać dane osobowe, które go dotyczą, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie.

W przypadkach przewidzianych przez RODO użytkownik może również żądać przekazania tych danych innemu administratorowi, o ile jest to technicznie możliwe i spełnione są pozostałe warunki określone w RODO.

13. Prawo do sprzeciwu

Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, użytkownik może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją, z uwzględnieniem wyjątków określonych w RODO.

W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego użytkownik może wnieść sprzeciw w dowolnym momencie. Po wniesieniu skutecznego sprzeciwu dane nie będą dalej przetwarzane w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego, z zastrzeżeniem sytuacji, w których dalsze przetwarzanie jest uzasadnione inną podstawą prawną i innym celem.

14. Jak skorzystać ze swoich praw

Wniosek dotyczący dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu lub wycofania zgody można przesłać na adres e-mail wskazany w sekcji Kontakt.

W wiadomości warto wskazać, którego prawa dotyczy żądanie oraz, w miarę możliwości, jakich danych lub czynności przetwarzania ono dotyczy.

Żądania są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania. Jeżeli charakter lub liczba żądań uzasadnia przedłużenie terminu, może on zostać przedłużony w przypadkach przewidzianych w RODO, a użytkownik zostanie o tym poinformowany.

15. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z RODO, może skontaktować się ze mną w celu wyjaśnienia sprawy.

Niezależnie od tego użytkownik ma prawo złożyć skargę do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych.

W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Skarga może zostać złożona w sposób określony przez UODO.

16. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W standardowym zakresie opisanych usług dane osobowe nie są planowo przekazywane do odbiorców znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli w związku z korzystaniem z określonego dostawcy usług dojdzie do przekazania danych poza EOG, takie przekazanie będzie realizowane z zastosowaniem odpowiedniego mechanizmu przewidzianego przez RODO, jeżeli jest on wymagany.

Może to obejmować między innymi przekazanie na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, zastosowanie standardowych klauzul umownych lub innego mechanizmu dopuszczonego przez RODO.

Informacje o odpowiednim mechanizmie przekazania oraz związanych z nim zabezpieczeniach będą udostępniane w zakresie wymaganym przez RODO.

17. Bezpieczeństwo danych

Stosuję odpowiednie środki techniczne i organizacyjne dostosowane do charakteru oraz zakresu przetwarzanych danych, aby ograniczyć ryzyko nieuprawnionego dostępu, utraty, przypadkowego ujawnienia, zniszczenia lub niewłaściwego wykorzystania informacji.

Środki bezpieczeństwa mogą obejmować zabezpieczenia systemów informatycznych, kontrolę dostępu do danych oraz rozwiązania służące ochronie komunikacji i infrastruktury sklepu.

Zakres zabezpieczeń może być aktualizowany wraz ze zmianami technicznymi i sposobem przetwarzania danych.

18. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, chyba że użytkownik zostanie o takim sposobie przetwarzania poinformowany i istnieje odpowiednia podstawa prawna.

Jeżeli w przyszłości określona usługa będzie wykorzystywać profilowanie lub zautomatyzowane podejmowanie decyzji w zakresie wymagającym dodatkowej informacji, użytkownik otrzyma odpowiednią informację przed rozpoczęciem takiego przetwarzania.

19. Aktualizacja Polityki prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana w przypadku zmiany sposobu przetwarzania danych, zakresu dostępnych usług, wykorzystywanych rozwiązań technicznych lub innych okoliczności mających wpływ na ochronę danych osobowych.

Aktualna wersja Polityki prywatności będzie udostępniana na stronie sklepu. W przypadku istotnych zmian dotyczących sposobu wykorzystywania danych odpowiednia informacja może zostać przedstawiona użytkownikom za pośrednictwem dostępnych kanałów komunikacji.

20. Kontakt w sprawach ochrony danych

Pytania dotyczące prywatności, przetwarzania danych osobowych oraz wykonywania praw można kierować bezpośrednio do mnie:

Adres: 216, Fuki no Dai 6-chōme (mieszkanie nr 205, Saka no Mansion), Tōkai, prefektura Aichi, 476-0014, Japonia

Telefon: +81 52 604 7813

E-mail: service@quentiscrest.com

Godziny pracy: od poniedziałku do piątku, 9:50–16:50, z wyłączeniem świąt państwowych.